Converter PDF para Excel

Porquê converter um PDF para Excel?

Um PDF serve para ler. Torna-se inútil no momento em que quer fazer algo com os números lá dentro. Não consegue somar uma coluna que não consegue selecionar, e não consegue filtrar uma tabela que, na verdade, é apenas texto impresso. É no Excel que esse trabalho acontece, por isso os dados têm de chegar lá primeiro.

As pessoas convertem PDFs para Excel quando precisam de:

• Reconciliar faturas com o que foi encomendado, com itens de linha que podem ordenar e somar
• Fazer orçamentos a partir de extratos bancários e de cartão de crédito por categoria, mês ou comerciante
• Criar uma tabela dinâmica a partir de um relatório de vendas ou de encomendas para ver as tendências
• Reunir relatórios de despesas da equipa numa única pasta de trabalho organizada
• Comparar listas de preços de fornecedores lado a lado antes de fazer uma encomenda
• Acompanhar valores de salários e folhas de horas que chegam em PDF a cada processamento
• Entregar uma planilha limpa e formatada a um colega ou ao seu contabilista

Reescrever tudo isso à mão é lento, e um número mal digitado estraga todos os totais abaixo dele. Os dados já estão dispostos na página. Um bom conversor só tem de os ler e colocá-los nas células certas.

Como converter um PDF para Excel com a NiceData

São três passos. É todo o processo.

Passo 1: Carregue o seu PDF

Inicie sessão na NiceData e arraste o seu PDF para a área de carregamento. Largue um ficheiro ou vários de uma vez. Funcionam PDFs de uma página e de várias páginas, e também PDFs digitalizados e fotografias de páginas. Prefere a sua caixa de entrada? Cada projeto tem o seu próprio endereço de email, por isso pode anexar um PDF a um email e enviá-lo diretamente.

Não precisa de arrumar o ficheiro primeiro. Digitalizações ligeiramente inclinadas funcionam. Páginas com logótipos, cabeçalhos e rodapés funcionam.

Passo 2: Deixe a NiceData ler o ficheiro

Assim que o carregamento termina, a NiceData lê o seu PDF. Usa IA para encontrar cada cabeçalho, linha, data e valor na página, e organiza-os numa tabela limpa, com cada valor na coluna certa.

Não precisa de marcar o documento nem de indicar qual a coluna que tem o total. A NiceData descobre isso sozinha, mesmo num esquema que nunca viu. A maioria dos PDFs fica pronta em menos de um minuto.

Passo 3: Exporte para Excel

Quando a extração termina, clique no botão Descarregar no canto superior direito e escolha Excel. A NiceData entrega-lhe um ficheiro .xlsx com cabeçalhos formatados e cada valor na sua própria célula, pronto a abrir no Microsoft Excel ou no Google Sheets. Nada para realinhar, nenhum texto amontoado numa única coluna.

É todo o processo. De um PDF no seu computador a uma planilha Excel a funcionar, em três passos.

Como controlar o que é extraído

Por predefinição, a NiceData extrai todos os campos que consegue encontrar no seu PDF. Se quiser apenas certas colunas na sua planilha, pode dizê-lo em linguagem simples.

Crie um modelo para o seu tipo de documento, escreva nele as suas instruções (algo como “Dê-me apenas os itens de linha com descrição, quantidade e valor”) e teste-o numa amostra usando o Testing Playground. A NiceData aplica esse modelo a todos os PDFs que adicionar ao projeto a partir daí, por isso recebe exatamente as colunas que pediu.

Sem regras para escrever. Sem campos para mapear. Sem regex. Basta descrever o que quer e a NiceData trata do resto.

Porque é que a NiceData é a forma mais simples de converter um PDF para Excel

A maioria das ferramentas que prometem converter um PDF para Excel obrigam-no a trabalhar primeiro. Tem de desenhar um modelo visual sobre cada tipo de documento, arrastando à mão um limite à volta de cada coluna. Tem de alimentar um modelo com dezenas de exemplos rotulados para que aprenda o seu esquema. Tem de escrever regras para as linhas complicadas. Algumas entregam todo o trabalho a um programador e a uma conta de API antes de sair um único número.

A NiceData salta tudo isso. Carrega um PDF, ela lê a página, descarrega o ficheiro Excel. Se quiser restringir a colunas específicas, descreve isso em linguagem simples. Sem mapeamento de campos, sem treino de modelos, sem código.

É essa a diferença. Outras ferramentas foram feitas para grandes equipas técnicas. A NiceData foi feita para qualquer pessoa com um PDF e um prazo. Escolha um plano na página de preços, ou comece com o período experimental gratuito e use-o nos seus próprios documentos.

O que pode fazer assim que estiver em Excel

Levar os dados para o Excel é o objetivo, porque é no Excel que eles se tornam úteis. No momento em que os seus valores estão em células reais, abre-se toda a caixa de ferramentas:

• Some e calcule médias instantaneamente. Coloque um SUM ou AVERAGE por baixo de uma coluna e tem o seu valor, sem somar à mão.
• Ordene e filtre. Ordene itens de linha por valor, ou filtre um extrato até uma única categoria, em dois cliques.
• Crie uma tabela dinâmica. Resuma centenas de linhas por fornecedor, mês ou categoria para ver para onde vai o dinheiro de verdade.
• Faça gráficos. Transforme os números num gráfico de barras ou de linhas para partilhar com a equipa.
• Formate e envie. Os cabeçalhos chegam limpos, por isso a pasta de trabalho está pronta a reencaminhar para um colega ou para o seu contabilista sem ter de a arrumar.

Como a NiceData exporta um verdadeiro .xlsx, os cabeçalhos já estão formatados e cada valor está na sua própria célula. Pode começar a trabalhar os dados no segundo em que abre o ficheiro.

Que tipos de ficheiro pode carregar

O PDF é o formato em destaque neste guia, mas a NiceData lê quase qualquer tipo de documento:

• PDF (uma página ou várias páginas, digital ou digitalizado)
• JPG e JPEG (fotografias e digitalizações)
• PNG (capturas de ecrã e imagens de alta qualidade)
• TIFF e TIF (muito usados por scanners)
• GIF e WebP
• Documentos Word (DOC e DOCX)
• Ficheiros Excel (XLS e XLSX)
• CSV e ficheiros de texto simples

Largue-os todos no mesmo projeto, se quiser, ou envie-os por email. A NiceData trata-os da mesma forma e dá-lhe um único ficheiro Excel no fim.

Como exportar os seus dados

O Excel não é a sua única opção depois de a NiceData ler o PDF. Escolha o formato que melhor se adequa ao destino dos dados.

• Excel é o melhor quando quer trabalhar os dados ou partilhá-los com colegas. Os cabeçalhos estão formatados, cada valor fica na sua própria célula e abre diretamente no Microsoft Excel ou no Google Sheets.
• CSV é a escolha certa quando só precisa de linhas e colunas simples para importar noutra ferramenta de negócio. Veja como converter um PDF em CSV para esse fluxo.
• JSON é o formato que os programadores preferem. Se está a passar os dados para outra ferramenta, uma integração ou uma aplicação personalizada, o JSON é o mais fácil de usar.
• Copiar a partir do painel é a opção mais rápida para um caso único. Abra o documento na NiceData, copie os campos de que precisa e cole-os onde quiser.

Pode misturar e combinar. Exporte o mesmo PDF como uma pasta de trabalho Excel para a sua equipa financeira e como JSON para o seu programador, sem passos adicionais.