Extraire le texte d'un PDF

Pourquoi extraire le texte d’un PDF ?

Les PDF sont conçus pour le partage et l’impression, pas pour réutiliser le contenu qu’ils renferment. Le texte sur la page semble sélectionnable, mais dès que vous essayez de le récupérer dans un tableur ou un autre système, tout se désorganise. Les lignes se mélangent, les colonnes s’effondrent, et les pages numérisées ne vous donnent rien du tout.

Les raisons courantes pour lesquelles les gens extraient le texte d’un PDF :

• Factures et reçus à intégrer dans un logiciel de comptabilité ou une note de frais
• Relevés bancaires et de carte de crédit pour la gestion budgétaire et la tenue de comptes
• Contrats et accords dont vous avez besoin des conditions clés dans un format consultable
• Listes de prix des fournisseurs à charger dans un système de gestion des stocks
• Confirmations de commande et rapports d’expédition
• Listes de contacts et feuilles de participants tirées d’un PDF de conférence
• Données de recherche copiées depuis un rapport publié
• Formulaires, notes de frais et récapitulatifs de paie qui arrivent en PDF chaque mois

Le texte dont vous avez besoin se trouve déjà sur la page. La difficulté, c’est de l’en extraire proprement, dans une structure que vous pouvez réellement utiliser.

Comment extraire le texte d’un PDF avec NiceData

Il y a trois étapes, et la première vous offre deux façons de commencer.

Étape 1 : Faites entrer votre PDF dans NiceData

Vous pouvez confier un PDF à NiceData de deux façons. Choisissez celle qui correspond à votre manière de travailler.

Importez-le dans l’application. Connectez-vous à NiceData et glissez votre PDF dans la zone d’import, ou cliquez sur Importer des fichiers et sélectionnez-le sur votre ordinateur. Vous pouvez déposer un seul fichier ou plusieurs à la fois. Les PDF d’une seule page comme ceux de plusieurs pages fonctionnent, tout comme les PDF numérisés et les photos de pages. Vous n’avez rien à nettoyer au préalable. Les numérisations de travers, les logos, les en-têtes et les pieds de page ne posent aucun problème.

Envoyez-le en pièce jointe par e-mail. Chaque projet dans NiceData possède sa propre adresse e-mail, que vous pouvez copier depuis les paramètres du projet. Joignez votre PDF à un e-mail et envoyez-le à cette adresse, ou configurez le transfert pour que les documents y arrivent automatiquement. NiceData traite la pièce jointe dès qu’elle arrive, exactement comme un fichier que vous importez à la main. Vous pouvez joindre jusqu’à 10 fichiers à un seul e-mail, et vous pouvez choisir si NiceData lit les pièces jointes, le corps du message, ou les deux.

Étape 2 : Laissez NiceData lire le texte

Dès que le PDF arrive, NiceData le lit. Il utilise l’IA pour reconnaître chaque ligne de texte, chaque colonne, en-tête, date et montant sur la page, et organise le tout en champs propres et structurés.

Vous n’avez pas à annoter le document ni à lui indiquer où se trouve chaque élément. Il le détermine tout seul, même sur des documents qu’il n’a jamais vus auparavant. La plupart des PDF sont traités en moins d’une minute.

Étape 3 : Exportez les données

Une fois l’extraction terminée, cliquez sur le bouton Télécharger en haut à droite et choisissez le format souhaité. NiceData vous donne le texte sous forme de fichier propre, prêt à ouvrir dans votre tableur ou à transmettre à un autre outil.

Voilà tout le processus. D’un PDF dans votre boîte de réception ou sur votre bureau à un texte propre et utilisable, en trois étapes.

Comment contrôler ce qui est extrait

Par défaut, NiceData extrait tout le texte qu’il peut trouver dans votre PDF. Si vous ne voulez que certains champs, vous pouvez le lui dire en langage courant.

Créez un modèle pour votre type de document, rédigez vos instructions en langage courant (quelque chose comme « Donne-moi seulement les lignes d’articles et les totaux »), et testez-le sur un échantillon à l’intérieur du modèle grâce à l’Atelier de test. NiceData applique ensuite ce modèle à chaque PDF que vous importez ou envoyez par e-mail au projet.

Aucune règle à écrire. Aucun champ à mapper. Aucune expression régulière. Décrivez simplement ce que vous voulez et NiceData s’occupe du reste.

Pourquoi NiceData est la façon la plus simple d’extraire le texte d’un PDF

La plupart des outils qui promettent d’extraire le texte des PDF vous le font payer en efforts. Vous devez dessiner un modèle visuel pour chaque type de document, en associant chaque champ à une zone de la page. Vous devez entraîner un modèle sur des dizaines d’exemples étiquetés. Vous devez écrire des règles pour trouver des champs précis. Certains vous demandent même de créer un compte développeur et de brancher du code juste pour lire un seul document.

NiceData fait l’impasse sur tout cela. Vous importez ou envoyez un PDF par e-mail, NiceData le lit, vous téléchargez le résultat. Si vous voulez affiner ce qui est extrait, vous créez un modèle et décrivez ce que vous voulez en langage courant. Aucun mappage de champs, aucun entraînement de modèle, aucun code.

C’est là toute la différence. Les autres outils sont conçus pour de grandes équipes techniques. NiceData est conçu pour quiconque a un PDF et une échéance. Choisissez un forfait sur la page des tarifs, ou commencez par l’essai gratuit et testez-le sur vos propres documents.

Quels types de fichiers vous pouvez importer

Le PDF est le format vedette de ce guide, mais NiceData lit presque tous les types de documents :

• PDF (une page ou plusieurs, numérique ou numérisé)
• JPG et JPEG (photos et numérisations)
• PNG (captures d’écran et images de haute qualité)
• TIFF et TIF (souvent utilisés par les scanners)
• GIF et WebP
• Documents Word (DOC et DOCX)
• Fichiers Excel (XLS et XLSX)
• CSV et fichiers texte brut

Déposez-les tous dans le même projet si vous le souhaitez, ou envoyez-les par e-mail. NiceData les traite de la même façon.

Comment exporter vos données

Une fois que NiceData a lu le PDF, vous choisissez le format adapté à la destination du texte.

• CSV est le bon choix pour les tableurs et presque tous les outils professionnels. Chaque champ devient une colonne, chaque document devient une ligne.
• Excel est idéal lorsque vous voulez partager le fichier avec des collègues. Les en-têtes sont mis en forme, la présentation est nette, et le fichier s’ouvre directement dans Microsoft Excel ou Google Sheets.
• JSON est le format que préfèrent les développeurs. Si vous transmettez le texte à un autre outil, à une intégration ou à une application sur mesure, JSON est le plus facile à utiliser.
• Copier depuis le tableau de bord est l’option la plus rapide pour les tâches ponctuelles. Ouvrez le document dans NiceData, copiez les champs dont vous avez besoin, et collez-les où vous le souhaitez.

Vous pouvez combiner les formats. Exportez le même PDF en CSV pour votre équipe financière et en JSON pour votre développeur, sans aucune étape supplémentaire.

Au-delà du téléchargement d’un document à la fois, l’onglet Export vous offre plusieurs façons d’extraire les données d’un projet entier d’un seul coup.

• Tout télécharger regroupe chaque document du projet dans un seul ensemble de fichiers JSON, CSV et Excel. Idéal pour tout récupérer en un seul clic.
• Télécharger par date limite l’export aux documents d’une plage de dates que vous choisissez, afin de ne récupérer que le mois ou le trimestre précédent.
• Télécharger par document vous permet de sélectionner à la main les documents précis que vous voulez et de n’exporter que ceux-là.
• Webhooks envoient les données extraites vers un autre outil dès qu’un document termine son traitement, pour que vous n’ayez plus rien à télécharger à la main.