Schlüsselwörter aus Text extrahieren

Warum Schlüsselwörter aus Text extrahieren?

Ein Schlüsselwort ist jeder Begriff, der die Bedeutung eines Dokuments trägt: ein Thema, ein Produktname, eine Person, eine wiederkehrende Beschwerde, ein definierter Begriff in einem Vertrag. Solche Begriffe von Hand aus langen Texten herauszusuchen ist langsam, und es ist die Art von Arbeit, die unbemerkt ganze Nachmittage frisst. Häufige Gründe, warum Teams das automatisieren:

• Content- und SEO-Teams ziehen die wiederkehrenden Themen und Formulierungen aus Artikeln und Entwürfen, um zu sehen, worum es auf einer Seite wirklich geht.
• Forschende verschlagworten Interview-Transkripte, Studien und Berichte nach Themen, um sie später zu gruppieren und zu vergleichen.
• Support-Teams erkennen Produktnamen und wiederkehrende Probleme über Hunderte Tickets und Feedback-Formulare hinweg.
• Marketing-Teams durchsuchen Bewertungen und Umfrageantworten nach den genauen Worten, mit denen Kundinnen und Kunden ein Produkt beschreiben.
• Rechts- und Operations-Teams holen definierte Begriffe, Vertragsparteien und Fristen aus Verträgen heraus.
• Recruiter extrahieren Fähigkeiten und Qualifikationen aus Stapeln von Lebensläufen.

In jedem Fall ist das Ziel dasselbe: aus einer Textwand eine kurze, strukturierte Liste von Begriffen machen, die Sie sortieren, zählen und nutzen können.

So extrahieren Sie Schlüsselwörter aus Text mit NiceData

Es sind drei Schritte. Das ist der ganze Vorgang.

Schritt 1: Laden Sie Ihr Dokument hoch

Melden Sie sich bei NiceData an und ziehen Sie Ihre Datei in den Upload-Bereich. Sie können ein Dokument oder Hunderte gleichzeitig fallen lassen, und Sie können Dateien auch als Anhang direkt per E-Mail in Ihr Projekt schicken. PDFs, Word-Dokumente, Fotos, Screenshots und Scans funktionieren alle.

Der Text muss vorher nicht sauber oder gut formatiert sein. Ein fotografiertes Umfrageformular funktioniert genauso gut wie ein getippter Bericht.

Schritt 2: Lassen Sie NiceData die Schlüsselwörter herausziehen

Sobald der Upload abgeschlossen ist, beginnt NiceData mit dem Lesen. Es verwendet KI, um das Dokument als Ganzes zu verstehen. So findet es die Themen, Namen und Begriffe, die die Bedeutung tragen, nicht nur die Wörter, die am häufigsten vorkommen.

Sie müssen nichts markieren, nichts auf der Seite anstreichen und ihm nicht sagen, wo es suchen soll. Jeder Begriff kommt als beschriftetes Feld zurück, das Sie tatsächlich nutzen können.

Die meisten Dokumente werden in unter einer Minute verarbeitet.

Schritt 3: Exportieren Sie Ihre Schlüsselwörter

Sobald die Extraktion abgeschlossen ist, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• Sehen Sie die Schlüsselwörter im NiceData-Dashboard an und kopieren Sie, was Sie brauchen.
• Laden Sie sie als CSV herunter, um sie in Excel, Google Sheets oder Numbers zu öffnen.
• Laden Sie sie als Excel-Datei herunter mit bereits formatierten Überschriften, bereit zum Teilen.
• Laden Sie sie als JSON herunter, wenn Sie sie an eine Entwicklerin oder ein anderes Tool übergeben möchten.

Das war’s. Von einem Ordner voller Dokumente zur sauberen Schlüsselwort-Liste, in drei Schritten.

So steuern Sie, welche Schlüsselwörter extrahiert werden

Standardmäßig liest NiceData alles, was es in Ihrem Dokument findet. Für die Schlüsselwort-Extraktion möchten Sie meist etwas Gezielteres, und das können Sie in einfachen Worten beschreiben.

Erstellen Sie eine Vorlage für Ihren Dokumenttyp und schreiben Sie auf, was Sie möchten. Zum Beispiel:

• „Liste die 10 wichtigsten Themen in diesem Dokument auf.”
• „Ziehe jeden erwähnten Produktnamen heraus, mit der Anzahl der Nennungen.”
• „Extrahiere die Fähigkeiten und Qualifikationen aus diesem Lebenslauf.”
• „Liste die wiederkehrenden Beschwerden in diesem Feedback auf, gruppiert nach Thema.”

Testen Sie die Vorlage dann an einem Beispieldokument innerhalb der Vorlage. Sobald sie die gewünschten Schlüsselwörter liefert, wendet NiceData diese Anweisungen auf jedes Dokument an, das Sie von da an in das Projekt hochladen.

Keine Regeln zu schreiben. Keine Felder zu mappen. Kein Regex. Beschreiben Sie einfach, was Sie wollen, und NiceData erledigt den Rest.

Warum NiceData der einfachste Weg ist, Schlüsselwörter zu extrahieren

Die meisten Tools, die Schlüsselwort-Extraktion versprechen, lassen Sie dafür arbeiten. Sie müssen für jeden Dokumenttyp eine visuelle Vorlage zeichnen und jedes Feld einem Bereich auf der Seite zuordnen. Sie müssen ein Modell mit Dutzenden beschrifteten Beispielen trainieren, bevor die Ergebnisse brauchbar sind. Sie müssen Extraktionsregeln schreiben oder sich als Entwicklerin registrieren und Code anbinden, nur um einen einzigen Bericht auszuwerten.

NiceData überspringt das alles. Sie laden ein Dokument hoch, NiceData liest es, Sie laden das Ergebnis herunter. Wenn Sie feinjustieren möchten, welche Schlüsselwörter zurückkommen, erstellen Sie eine Vorlage und beschreiben in einfachen Worten, was Sie haben möchten (kein Feld-Mapping, kein Modelltraining, kein Code).

Das ist der Unterschied. Andere Tools sind für große technische Teams gebaut. NiceData ist für alle gebaut, die ein Dokument und eine Deadline haben. Sie können es 14 Tage kostenlos testen und dann einen Tarif wählen, der zu Ihrem Volumen passt.

Welche Dateitypen Sie hochladen können

NiceData extrahiert Schlüsselwörter aus allen gängigen Dokument- und Bildformaten:

• PDF (einseitig oder mehrseitig)
• Word-Dokumente (DOC und DOCX)
• JPG und JPEG (Fotos und Scans)
• PNG (Screenshots und hochwertige Bilder)
• TIFF und TIF (oft von Scannern verwendet)
• Excel-Dateien und CSVs (falls Ihr Text in einer Tabelle liegt)

Wenn Sie jedes Wort aus einem Dokument brauchen statt nur die Schlüsselbegriffe, sehen Sie sich unsere Anleitungen an, wie Sie Text aus einem PDF extrahieren und wie Sie Text aus einem Bild extrahieren, oder starten Sie mit dem Überblick, wie Sie Daten aus einem PDF extrahieren.

So exportieren Sie Ihre Schlüsselwörter

Sobald NiceData Ihren Text gelesen hat, können Sie die Schlüsselwörter in dem Format exportieren, das am besten zu Ihrem nächsten Schritt passt.

• CSV ist die richtige Wahl, wenn Sie Schlüsselwörter in einer Tabelle sortieren und zählen möchten. Jedes Feld wird zu einer Spalte, jedes Dokument zu einer Zeile.
• Excel ist am besten, wenn Sie die Ergebnisse mit Kolleginnen teilen möchten. Die Überschriften sind formatiert, das Layout ist sauber, und es öffnet sich direkt in Microsoft Excel oder Google Sheets.
• JSON ist das von Entwicklerinnen bevorzugte Format. Wenn Sie die Schlüsselwörter an ein anderes Tool, eine Integration oder eine eigene App weitergeben, ist JSON am einfachsten zu verarbeiten.
• Vom Dashboard kopieren ist die schnellste Option für einmalige Aufgaben. Öffnen Sie das Dokument in NiceData, kopieren Sie die gewünschten Begriffe, fügen Sie sie ein, wo Sie wollen.

Sie können kombinieren. Exportieren Sie dasselbe Projekt als Excel-Datei für Ihr Team und als JSON für Ihre Entwicklerin, ohne Zusatzaufwand.